월마다 구독하던 근태관리 서비스, 자체 시스템으로 전환이 가능하다고?

안녕하세요, 뷰리드입니다. 근태 시스템을 바꾸려는 회사가 가장 오래 고민하는 곳은 화면이 아니라 "사무실 출입 기록을 어떻게 받을 것인가"입니다.

저희는 flex로 하던 출퇴근·근태 관리를 자체 시스템인 뷰리드 워크스페이스로 옮기면서, 사무실 출입 기록(에스원 세콤)이 근태에 자동으로 들어오게 연결했습니다. 10월 말에 시작해 약 2주 만에 세콤 연동, 과거 데이터 이관, 정식 전환(11월 9일)까지 마쳤습니다.

이 글에는 전환 전에 담당자가 물을 만한 질문, 실제 일정, 정해 둔 운영 기준, 이번 사례의 한계, 비슷한 전환을 앞둔 회사가 미리 확인할 항목을 담았습니다. 특정 서비스를 평가하는 글은 아닙니다.

근태 시스템을 옮기기 전, 담당자가 가장 먼저 묻는 세 가지

1. 출입 장비를 새 시스템에 연결할 수 있나요?

연결할 수 있었지만 조건이 있었습니다. 세콤링크(출입 데이터를 내보내는 모듈)는 연결 대상이 한 곳뿐이라 flex와 새 시스템에 동시에 연결할 수 없습니다. 11월 3일 세콤 담당사 답변으로 이 1:1 제약을 확인했고, 그래서 "언제 넘어갈 것인가"를 가장 먼저 정해야 했습니다.

2. 출입 방향이 구분되지 않으면 출근과 퇴근은 어떻게 나누나요?

이번 장비는 들어오는 기록과 나가는 기록을 구분하지 못했습니다. 그래서 하루 중 가장 이른 기록을 출근, 가장 늦은 기록을 퇴근으로 판정하는 규칙을 정했습니다. 이 규칙이 정해져야 지각·조퇴·결근 판정이 움직입니다.

3. 전환하는 동안 과거 기록과 재택·외근 기록은 어떻게 되나요?

정식 전환(11월 9일) 전에 1~10월 데이터를 이관해 1월 1일부터 소급 반영했습니다. 재택·외근용 웹 출퇴근 버튼은 그대로 두었고, 같은 방향에 세콤 기록이 있으면 세콤을 우선합니다. 세콤 기록이 없는 방향만 웹 기록으로 채웁니다.

착수부터 정식 전환까지, 일정은 이렇게 흘렀습니다

연결에 성공한 11월 7~8일에 과거 데이터 이관과 마감·공휴일 준비를 함께 끝내서, 정식 전환일에는 새로 만들 것이 남지 않도록 했습니다.

가장 손이 많이 간 건 화면이 아니라 세콤 연결이었습니다

세콤링크는 실시간 출퇴근 태깅과 근태 전체 내역, 두 종류의 데이터를 보냅니다. 이 둘을 사내 데이터베이스의 전용 영역으로 자동 수신하도록 연결했고, 11월 7~8일에 연결에 성공해 실시간 수신을 확인했습니다. 카드나 지문 같은 출입 방법도 함께 들어오며, 세콤의 사번과 시스템의 구성원이 맞게 연결되는지도 점검 화면에서 확인합니다.

관리자는 구성원 근무 화면에서 전사 기록을 일별·주간·기간으로 보고, 부서·상태·근무 장소(사무실·재택·외근)로 걸러 볼 수 있습니다. 기록마다 세콤에서 왔는지 웹 버튼에서 왔는지 출처가 함께 표시됩니다.

연결이 끊기면 어떻게 알아채나요

수신 점검 화면은 읽기 전용이라, 세콤에서 들어온 기록만 보여주고 근태 기록은 바꾸지 않습니다. 마지막 수신 시각, 최근 날짜별 수신 건수, 사번 일치 여부를 확인할 수 있고, 날짜를 골라 출근·퇴근 판정과 지각·연장·조퇴 분이 어떻게 나오는지 근태에 반영하기 전에 미리 볼 수 있습니다. 세콤 수집이 멈추면 경고도 갑니다.

연결에 문제가 생긴 날을 대비해 관리자가 엑셀로 올리는 비상 경로도 만들었습니다. 이 경로는 파일을 브라우저 안에서 먼저 분석해 형식과 오류를 보여주고, 저장 전에는 서버로 보내지 않으며, 가져온 기록은 배치 이력으로 남겨 반영 결과와 충돌을 확인합니다.

내부 보고에 필요한 근태 운영 기준

출퇴근 시각이 들어와도 회사 규칙을 정하지 않으면 근태는 나오지 않습니다. 근무 스케줄은 8시·9시·10시 출근과 유연근무제를 템플릿으로 만들어 두고, 직원에게 적용할 때 근무 유형(일반·시차·유연)을 고릅니다. 스케줄은 적용일 기준 이력으로 쌓여서 변경은 새 적용일 버전으로 추가하고, 스케줄을 바꿔도 과거 근태는 저절로 다시 계산되지 않습니다.

직원은 '내 근무'에서 오늘 출퇴근과 월별 근태 기록을 확인하고, 기록이 틀리면 정정을 요청하거나 연장을 신청합니다. 관리자는 월 마감에서 마감 전 점검 항목을 확인하고, 마감 자료를 CSV로 내려받으며, 규칙이 바뀌었을 때는 '근태 갱신하기'로 수동 재계산합니다. 웹으로 퇴근하면 업무보고를 잊지 않도록 슬랙으로 리마인드합니다.

휴가를 승인·취소·변경하면 해당 날의 근태도 자동으로 다시 계산됩니다. 사이트가 느려지지 않도록 변경 시에는 재계산 요청만 남기고 예약 작업이 처리하는 대기열 방식을 택했습니다. 휴가 기능 자체는 별도 개발 및 연동 가능합니다.

운영 중인 시스템을 바꿀 때 지킨 순서

시험용 복사본 없이 운영 데이터를 다루는 작업이라 순서를 정했습니다.

• 계산을 고치기 전에 운영 데이터에는 쓰지 않고, 읽기 전용 조회와 로컬 가상 데이터베이스로 영향 범위를 먼저 시뮬레이션했습니다.

• 적용할 때는 백업, 되돌리기 방법, 영향받는 날만 골라 나눠 재계산, 적용 전후 확인 조회를 준비했고, 마감된 달은 보호했습니다.

• 알림은 실제 직원에게 시험 메시지가 가지 않도록 테스트 계정으로 통제하고, 본인 계정부터 확인했습니다.

이 사례로 말할 수 있는 것과 없는 것

말할 수 있는 것은, 세콤링크의 1:1 연결 제약 안에서 연결, 과거 데이터 이관, 정식 전환까지 약 2주에 마쳤다는 사실입니다. 전환 후 3일(11월 10~12일) 동안 재계산과 휴가·근태 교차 계산도 마무리했습니다.

말할 수 없는 것은, 다른 회사에서도 같은 기간이 나온다는 보장입니다. 출입 장비 구성, 현재 쓰는 근태 서비스의 계약 조건, 과거 데이터의 상태에 따라 기간은 달라질 수 있습니다. 이 글의 일정은 저희 한 곳의 사례로 읽어 주세요.

근태 시스템 전환 전 미리 확인할 다섯 가지

• 출입 기록 장비를 새 시스템에 연결할 수 있는가, 기존 서비스와 동시에 연결해도 되는가(1:1 여부)

• 출입 방향이 구분되지 않는 기록의 출근·퇴근 판정 규칙이 정해져 있는가

• 재택·외근 같은 웹 기록과 출입 기록이 겹칠 때 무엇을 우선할 것인가

• 과거 기록을 어느 날짜부터 어떤 방법으로 옮길 것인가

• 연결이 끊겼을 때 알아채는 방법과 비상 경로, 운영 중 잘못되었을 때 되돌릴 방법이 있는가

이 다섯 가지는 시작 전에 정리해 두면 전환이 훨씬 수월합니다. 답이 흐릿한 항목이 있다면 그 부분이 먼저 정할 일입니다.

우리 회사 근태·출입 연동 가능 여부부터 확인해 보세요

사용 중인 출입 장비(세콤 등)와 근태 서비스, 현재 인원 규모, 희망 전환 시기를 남겨 주세요. 연결이 가능한지, 출근·퇴근 판정 규칙을 어떻게 정할지, 과거 기록을 어디까지 옮길지를 이번 전환에서 정리한 기준으로 먼저 살펴보고 방향을 보내드립니다.

지금 쓰는 서비스에서 옮기는 일정과 과거 데이터 이관 범위도 함께 제안해 드립니다.

• 상담 문의: 근태·출입 연동 문의하기

• 전화: 1544-5238